Posting kali ini masih merupakan hasil resume saya dari materi yang diberikan pada workshop change agent knowledge management yang diadakan di Bandung pada tanggal 23-25 Maret 2011 yang lalu. Masih ada 2 posting yang saya rencanakan untuk saya posting di blog ini yang merupakan resume dari workshop tersebut yaitu posting ini dan satu lagi tentang mengenali gaya komunikasi anda.
Komunikasi efektif merupakan salah satu skill yang harus dikuasi oleh seorang change agent agar dapat sukses dalam mengajak orang lain untuk menjalankan perubahan yang ditawarkannya.
Untuk memulai pembahasan mengenai komunikasi efektif ini, mari kita lihat gambar berikut:
Gambar apakah itu?
Sebagian dari kita mungkin akan menjawab gambar di atas adalah gambar seorang wanita muda sementara sebagian yang lain melihatnya sebagai gambar seorang wanita tua.
Dari satu gambar yang sama dengan pertanyaan yang sama pula (gambar apakah itu?) ternyata dapat menghasilkan jawaban yang berbeda. Hal tersebut menunjukkan bahwa ternyata berkomunikasi itu gampang-gampang susah.
Lalu, bagaimana agar berkomunikasi menjadi mudah?
Kunci agar komunikasi menjadi mudah adalah memahami pengertian komunikasi efektif.
Pengertian komunikasi secara umum adalah merupakan suatu proses mengirim dan menerima pesan. Komunikasi efektif terjadi apabila setelah penerima menerima pesan yang disampaikan dia kemudian juga mendapatkan persepsi yang sama dengan yang dimaksud oleh pengirim pesan.
Jadi, kita harus melakukan hal-hal berikut agar komunikasi yang kita bangun menjadi komunikasi yang efektif:
- Pastikan apa yang kita komunikasikan memiliki level kesamaan persepsi.
- Perhatikan 2 (dua) jenis kebutuhan manusia dalam berkomunikasi yaitu kebutuhan emosi dan kebutuhan rasio.
Ada 5 (lima) tahapan kebutuhan emosi manusia (personal needs) yang harus kita perhatikan saat kita berkomunikasi yaitu:
- Kebutuhan untuk dihormati dan dihargai,
- Kebutuhan untuk didengarkan dan dimengerti,
- Kebutuhan untuk dilibatkan,
- Kebutuhan untuk dipercayai, dan
- Kebutuhan untuk didukung.
Untuk memenuhi 5 kebutuhan emosi manusia tersebut, hal-hal berikut perlu kita perhatikan dalam berkomunikasi:
Memelihara dan Meningkatkan Harga Diri Orang yang Anda Ajak Berkomunikasi.
Memelihara harga diri berarti kita tidak melukai kepercayaan diri dan menjaga harga diri orang lain dengan fokus kepada fakta dan spesifik. Misalkan jika kita harus menegur perilaku kurang baik dari orang lain daripada mengatakan “kamu tidak pernah menyelesaikan tugas” (umum, menurunkan harga diri) lebih baik jika kita berkata “Dua kali dalam minggu ini saya datang di giliran shift saya dan tidak bisa langsung bekerja karena harus membereskan dahulu meja yang anda tinggalkan dalam keadaan berantakan setelah shift anda selesai” (spesifik, berdasarkan fakta, tidak menurunkan harga diri).
Sedangkan untuk meningkatkan harga diri dapat kita lakukan dengan memberikan pujian yang spesifik dan jujur serta bersifat positive reinforcement.
Mendengarkan dan Merespon dengan Empati.
Ada dua hal yang dapat kita lakukan untuk mendengarkan dan merespon dengan empati yaitu:
- Perhatikan kontak mata. Lihat ke arah lawan bicara saat dia sedang berbicara, jangan melihat ke arah-arah yang lain dan harus pada waktu yang tepat (jangan menatap terus-menerus). Selain itu daerah pandangan mata kita juga harus kita perhatikan, secara umum apabila pembicaraan yang berlangsung adalah pembicaraan formal maka daerah pandangan mata kita harus jatuh di bagian tulang pipi sampai kening lawan bicara kita, jika pembicaraan berlangsung informal maka daerah pandangan mata kita boleh ke arah tulang pipi sampai dagu, sedangkan jika pembicaraan yang berlangsung merupakan pembicaraan akrab maka daerah pandangan mata kita boleh sampai di bawah dagu.
- Senyum. Berikan senyum yang tulus kepada lawan bicara anda, jangan berikan senyum genit atau sinis.
Meminta Bantuan dan Mendorong Keterlibatan.
Dapatkah seseorang bertahan, sukses sendirian di dalam dunia pekerjaan saat ini tanpa bantuan, dukungan dan gagasan dari orang-orang disekitarnya?
Hal tersebut tentu sulit untuk dicapai. Melibatkan orang lain akan menghasilkan gagasan, pemecahan masalah dan keputusan yang lebih baik dibandingkan jika kita melakukannya sendirian. Gunakan pendekatan-pendekatan berikut:
- Meminta orang lain untuk memberikan kontribusi.
- Beri pertanyaan terbuka untuk mendapatkan gagasan orang lain.
- Ubah kebiasaan untuk melakukan pekerjaan sendirian.
Berbagi Pikiran, Perasaan, dan Pendapat.
Membagi pikiran, perasaan, dan pendapat untuk keputusan-keputusan kita adalah cara untuk memberitahukan orang lain bahwa kita mempercayai mereka untuk melihat ke dalam diri kita. Hal ini akan membantu orang lain untuk lebih memahami diri kita dan mendorong mereka agar juga lebih terbuka terhadap kita. Ketika kepercayaan dan pengertian mulai berkembang, orang akan berkomunikasi lebih terbuka dan efektif.
Memberikan Dukungan.
Untuk setiap masalah yang kita hadapi, kita perlu memikirkan jenis dukungan yang akan diberikan dan seberapa banyak yang akan ditawarkan. Setiap orang yang kita dukung berbeda, yang berarti kita harus menyesuaikan dukungan kita sesuai dengan kebutuhan dan bakat setiap orang.
Selain kebutuhan emosi atau personal needs, dalam berkomunikasi kita juga perlu memperhatikan kebutuhan rasio atau practical needs. Kedua jenis kebutuhan ini sama pentingnya dan dapat dianalogikan seperti gunting yang tidak akan dapat digunakan dengan baik jika salah satu mata pisaunya tidak tersedia.
Kebutuhan rasio dalam berkomunikasi berarti bahwa dalam berkomunikasi harus ada:
- Pembukaan,
- Kesamaan Persepsi,
- Pengembangan,
- Kesepakatan
- Penutup yang berupa ringkasan hasil komunikasi dan hal-hal yang harus ditindaklanjuti.
Dengan memastikan kesamaan level persepsi dan memperhatikan kebutuhan emosi dan rasio dalam berkomunikasi, diharapkan kita dapat melaksanakan komunikasi yang efektif.
