Dalam berhubungan dengan orang lain, manusia dipengaruhi oleh 2 (dua) dimensi utama yaitu Dimensi Daya Ungkap dan Dimensi Daya Tanggap.

Dimensi daya ungkap merupakan tingkatan kontrol seseorang dalam mengendalikan situasi dan orang lain yang berhubungan dengannya. Sedangkan dimensi daya tanggap merupakan kesiapan seseorang dalam mengekspresikan emosi dan membangun hubungan dengan orang lain.

Paduan kedua dimensi tersebut dalam diri seseorang membentuk Dimensi Sosial orang tersebut yang pada akhirnya menentukan gaya komunikasinya sebagai berikut:

1. Daya Tanggap Rendah + Daya Ungkap Tinggi = Gaya Komunikasi Tipe Penggerak.
2. Daya Tanggap Tinggi + Daya Ungkap Tinggi = Gaya Komunikasi Tipe Ekspresif.
3. Daya Tanggap Tinggi + Daya Ungkap Rendah = Gaya Komunikasi Tipe Teman.
4. Daya Tanggap Rendah + Daya Ungkap Rendah = Gaya Komunikasi Tipe Analis.

Berikut adalah karakteristik gaya komunikasi untuk masing-masing tipe:

Penggerak.

• Pemegang komando.
• Menghargai tugas yang diberikan.
• Berani mengambil keputusan yang beresiko.
• Mampu mendelegasikan tugas pada orang lain.
• Tidak pemalu, namun tertutup untuk soal pribadi.
• Mengambil kendali, kompetitif dan efisien.
• Tidak kenal takut, tidak ada rintangan yang tidak dapat diatasi.
• Berorientasi pada hasil.

Ekspresif.

• Si penghibur.
• Menghargai kesenangan dan menolong orang.
• Penuh dengan ide dan bersemangat untuk mencobanya.
• Ingin pekerjaan menjadi menyenangkan untuk semuanya.
• Talkactive dan terbuka mengenai dirinya, menanyakan pendapat orang lain, suka brainstorming.
• Fleksibel, mudah bosan dengan rutinitas.
• Intuitif, kreatif, spontan.
• Optimistis, tidak ada yang diluar harapan.
• Berorientasi pada perayaan.

Teman.

• Bersifat pendamai.
• Menghargaipenerimaan dan kestabilan keadaan.
• Lambat dalam mengambil keputusan besar, tidak menyukai perubahan.
• Membangun jaringan teman untuk membantunya dalam pekerjaan.
• Pendengar yang baik: tidak ingin mengemukakan pendapat yang berbeda, peduli terhadap perasaan orang lain.
• Easy going, menyukai tempo yang lambat dan tetap.
• Ramah dan sensitif, tidak ada teman yang dimusuhi.
• Berorientasi pada relasi.

Analis.

• Assesor.
• Menghargai akurasi pada detail dan menjadi pihak yang benar.
• Merencanakan secara menyeluruh sebelum bertindak.
• Memilih untuk bekerja sendiri.
• Introvert: cepat dalam berpikir, lama untuk berbicara, tertutup mengenai hal-hal yang bersifat pribadi.
• Sangat terorganisasi.
• Pendekatannya hati-hati, logis dan hemat.
• Pemikir, tidak ada masalah yang terlalu besar untuk dipikirkan.
• Berorientasi pada ide/pemikiran.

Lalu, yang mana gaya komunikasi anda?

Untuk mengetahui gaya komunikasi anda, silahkan download dan isi form pada file berikut ini sesuai dengan petunjuk pengisiannya.

Komunikasi efektif merupakan salah satu skill yang harus dikuasi oleh seorang change agent agar dapat sukses dalam mengajak orang lain untuk menjalankan perubahan yang ditawarkannya.

Untuk memulai pembahasan mengenai komunikasi efektif ini, mari kita lihat gambar berikut:

Gambar apakah itu?

Sebagian dari kita mungkin akan menjawab gambar di atas adalah gambar seorang wanita muda sementara sebagian yang lain melihatnya sebagai gambar seorang wanita tua.

Dari satu gambar yang sama dengan pertanyaan yang sama pula (gambar apakah itu?) ternyata dapat menghasilkan jawaban yang berbeda. Hal tersebut menunjukkan bahwa ternyata berkomunikasi itu gampang-gampang susah.

Lalu, bagaimana agar berkomunikasi menjadi mudah?

Kunci agar komunikasi menjadi mudah adalah memahami pengertian komunikasi efektif.

Pengertian komunikasi secara umum adalah merupakan suatu proses mengirim dan menerima pesan. Komunikasi efektif terjadi apabila setelah penerima menerima pesan yang disampaikan dia kemudian juga mendapatkan persepsi yang sama dengan yang dimaksud oleh pengirim pesan.

Jadi, kita harus melakukan hal-hal berikut agar komunikasi yang kita bangun menjadi komunikasi yang efektif:

1. Pastikan apa yang kita komunikasikan memiliki level kesamaan persepsi.
2. Perhatikan 2 (dua) jenis kebutuhan manusia dalam berkomunikasi yaitu kebutuhan emosi dan kebutuhan rasio.

Ada 5 (lima) tahapan kebutuhan emosi manusia (personal needs) yang harus kita perhatikan saat kita berkomunikasi yaitu:

1. Kebutuhan untuk dihormati dan dihargai,
2. Kebutuhan untuk didengarkan dan dimengerti,
3. Kebutuhan untuk dilibatkan,
4. Kebutuhan untuk dipercayai, dan
5. Kebutuhan untuk didukung.

Untuk memenuhi 5 kebutuhan emosi manusia tersebut, hal-hal berikut perlu kita perhatikan dalam berkomunikasi:

Memelihara dan Meningkatkan Harga Diri Orang yang Anda Ajak Berkomunikasi.

Memelihara harga diri berarti kita tidak melukai kepercayaan diri dan menjaga harga diri orang lain dengan fokus kepada fakta dan spesifik. Misalkan jika kita harus menegur perilaku kurang baik dari orang lain daripada mengatakan “kamu tidak pernah menyelesaikan tugas” (umum, menurunkan harga diri) lebih baik jika kita berkata “Dua kali dalam minggu ini saya datang di giliran shift saya dan tidak bisa langsung bekerja karena harus membereskan dahulu meja yang anda tinggalkan dalam keadaan berantakan setelah shift anda selesai” (spesifik, berdasarkan fakta, tidak menurunkan harga diri).

Sedangkan untuk meningkatkan harga diri dapat kita lakukan dengan memberikan pujian yang spesifik dan jujur serta bersifat positive reinforcement.

Mendengarkan dan Merespon dengan Empati.

Ada dua hal yang dapat kita lakukan untuk mendengarkan dan merespon dengan empati yaitu:

1. Perhatikan kontak mata. Lihat ke arah lawan bicara saat dia sedang berbicara, jangan melihat ke arah-arah yang lain dan harus pada waktu yang tepat (jangan menatap terus-menerus). Selain itu daerah pandangan mata kita juga harus kita perhatikan, secara umum apabila pembicaraan yang berlangsung adalah pembicaraan formal maka daerah pandangan mata kita harus jatuh di bagian tulang pipi  sampai kening lawan bicara kita, jika pembicaraan berlangsung informal maka daerah pandangan mata kita boleh ke arah tulang pipi sampai dagu, sedangkan jika pembicaraan yang berlangsung merupakan pembicaraan akrab maka daerah pandangan mata kita boleh sampai di bawah dagu.
2. Senyum. Berikan senyum yang tulus kepada lawan bicara anda, jangan berikan senyum genit atau sinis.

Meminta Bantuan dan Mendorong Keterlibatan.

Dapatkah seseorang bertahan, sukses sendirian di dalam dunia pekerjaan saat ini tanpa bantuan, dukungan dan gagasan dari orang-orang disekitarnya?

Hal tersebut tentu sulit untuk dicapai. Melibatkan orang lain akan menghasilkan gagasan, pemecahan masalah dan keputusan yang lebih baik dibandingkan jika kita melakukannya sendirian. Gunakan pendekatan-pendekatan berikut:

1. Meminta orang lain untuk memberikan kontribusi.
2. Beri pertanyaan terbuka untuk mendapatkan gagasan orang lain.
3. Ubah kebiasaan untuk melakukan pekerjaan sendirian.

Berbagi Pikiran, Perasaan, dan Pendapat.

Membagi pikiran, perasaan, dan pendapat untuk keputusan-keputusan kita adalah cara untuk memberitahukan orang lain bahwa kita mempercayai mereka untuk melihat ke dalam diri kita. Hal ini akan membantu orang lain untuk lebih memahami diri kita dan mendorong mereka agar juga lebih terbuka terhadap kita. Ketika kepercayaan dan pengertian mulai berkembang, orang akan berkomunikasi lebih terbuka dan efektif.

Memberikan Dukungan.

Untuk setiap masalah yang kita hadapi, kita perlu memikirkan jenis dukungan yang akan diberikan dan seberapa banyak yang akan ditawarkan. Setiap orang yang kita dukung berbeda, yang berarti kita harus menyesuaikan dukungan kita sesuai dengan kebutuhan dan bakat setiap orang.

Selain kebutuhan emosi atau personal needs, dalam berkomunikasi kita juga perlu memperhatikan kebutuhan rasio atau practical needs. Kedua jenis kebutuhan ini sama pentingnya dan dapat dianalogikan seperti gunting yang tidak akan dapat digunakan dengan baik jika salah satu mata pisaunya tidak tersedia.

Kebutuhan rasio dalam berkomunikasi berarti bahwa dalam berkomunikasi harus ada:

1. Pembukaan,
2. Kesamaan Persepsi,
3. Pengembangan,
4. Kesepakatan
5. Penutup yang berupa ringkasan hasil komunikasi dan hal-hal yang harus ditindaklanjuti.

Dengan memastikan kesamaan level persepsi dan memperhatikan kebutuhan emosi dan rasio dalam berkomunikasi, diharapkan kita dapat melaksanakan komunikasi yang efektif.

Untungnya setelah bertanya kepada om Google dengan beberapa keyword yang berbeda, saya menemukan artikel yang berjudul How to Embed a YouTube Video in a WordPress Post in 5 Easy Steps. Penjelasan yang runut dan jelas membuat saya akhirnya berhasil menampilkan video yang saya inginkan pada posting tersebut.

Ternyata kuncinya adalah:

Mempastekan kode embed video YouTube pada posting anda harus merupakan hal terakhir yang anda lakukan tepat sebelum anda meng-klik tombol publish.

Berikut adalah langkah-langkah untuk menampilkan video YouTube dalam post WordPress sebagaimana yang saya terjemahkan dari artikel di atas:

Buat post wordpress anda terlebih dahulu

Untuk menampilkan video dari YouTube dalam postingan WordPress, masuklah ke dalam akun WordPress anda dan tulislah sebuah postingan baru. Pastikan untuk menyisakan satu baris ekstra pada postingan tersebut untuk menempatkan video yang anda inginkan.

Ganti editor post anda ke HTML view

Setelah anda selesai menulis artikel yang akan anda posting, pilih tab “HTML” yang ada di kanan atas editor posting wordpress anda.

Buka halaman YouTube yang berisi video yang ingin anda tampilkan

Buka window atau halaman baru pada browser yang anda gunakan, kunjungi halaman YouTube yang berisi video yang ingin anda tampilkan dalam posting anda kemudian copy kode HTML yang ada dalam text box yang berlabel “Embed”.

Anda juga dapat menentukan setting video yang ingin anda tampilkan pada langkah ketiga ini. Ubah setting video sesuai dengan yang anda inginkan dengan memilih opsi yang disediakan sebelum meng-copy kode HTML dalam text box berlabel “Embed”.

Paste kode embed dari YouTube ke dalam posting anda

Setelah meng-copy kode embed video yang anda inginkan dari YouTube, kembalilah ke window atau halaman posting wordpress anda dan paste-kan kode tersebut pada tempat yang tadi sudah anda siapkan pada editor HTML posting anda kemudian klik tombol Publish.

Ingat, anda harus mem-paste-kan kode embed video yang ingin anda tampilkan tepat sebelum meng-klik tombol publish.

Lihat hasil posting anda

Kunjungi blog anda dan lihat hasil postingan anda. Jika anda mengikuti semua langkah yang saya tuliskan di atas seharusnya video YouTube yang ingin anda tampilkan sudah ada dalam posting anda tersebut.

Sebagai catatan, semua gambar ilustrasi yang saya gunakan saya ambil langsung dari artikel How to Embed a YouTube Video in a WordPress Post in 5 Easy Steps.

Selamat mencoba.

Dalam posting kali ini saya akan menyampaikan teknik presentasi yang baik yang dapat membantu anda dalam melakukan presentasi yang menarik. Artikel ini masih merupakan resume yang saya buat dari workshop change agent knowledge management yang saya ikuti di Bandung pada tanggal 23-25 Maret 2011.

Sebelum membahas mengenai teknik presentasi yang baik, saya ingin menyampaikan kembali 3 (tiga) hal yang harus dimiliki untuk melakukan presentasi yang menarik yaitu:

1. Mind-set. Kita harus tahu terlebih dahulu tujuan dari presentasi kita sehingga kita dapat membawakannya dengan baik.
2. Skill-set. Skill dalam membawakan presentasi memegang peranan penting dalam kesuksesan berpresentasi, skill-set ini dapat kita peroleh dengan berlatih, berlatih, dan berlatih.
3. Tool-set. Tool-set merupakan perlengkapan presentasi kita. Siapkan semua perlengkapan yang anda butuhkan mulai dari pointer sampai alat peraga yang dibutuhkan.

Dari ketiga hal di atas, skill-set merupakan faktor yang dominan dalam kesuksesan presentasi kita. Skill-set ini akan dapat kita miliki dengan berlatih teknik presentasi yang baik. Berikut adalah beberapa teknik presentasi yang baik yang berhasil saya resumekan dari workshop yang saya ikuti:

• Pelajari audience anda. Sebelum mempersiapkan diri untuk membawakan presentasi, anda harus mempelajari siapa calon audience anda. Sesuaikan penampilan anda, bahan presentasi, dan cara penyampaian presentasi anda dengan audience anda.
• Bersiap untuk menghadapi yang terburuk. Pernahkah anda mengalami kejadian seperti ini: Anda sedang melakukan presentasi di depan ribuan orang, lalu tiba-tiba listrik di tempat itu mati sehingga anda tidak dapat menampilkan slide presentasi anda, sementara anda baru saja memulai presentasi anda? Jika anda belum pernah mengalami hal tersebut, maka bersiap-siaplah seakan-akan anda akan mengalami kejadian tersebut. Kuasailah materi yang akan anda sampaikan dengan baik sehingga anda tetap dapat melanjutkan presentasi anda tanpa bantuan tool-set apapun.
• Penampilan terbaik. Penampilan anda sebagai presenter harus setingkat lebih rapih dibandingkan audience anda. Gunakan jas jika anda tidak yakin audience anda akan memakai pakaian seperti apa dan jangan menyimpan benda apapun di saku pakaian anda.
• Jangan pernah datang terlambat. Datanglah lebih pagi untuk mempersiapkan presentasi anda, pastikan semua tool-set yang anda perlukan dapat berfungsi dengan baik.
• Posisi berdiri. Berdirilah di depan-tengah dari audience anda namun jangan sampai menutupi screen presentasi anda. Apabila anda perlu menulis di papan tulis atau flipchart, segera kembali ke posisi semula setelah anda selesai menulis.
• Cara berdiri. Anda harus berdiri dengan lurus dan seimbang, posisi kaki sejajar dengan bahu dan tangan di sisi tubuh secara bebas.
• Gunakan tangan. Gunakan tangan anda untuk memperkuat diri anda dalam berpresentasi. Manfaatkanlah tangan anda sebaik-baiknya untuk menunjukkan bahasa tubuh anda. Penggunaan tangan dalam berpresentasi dapat sangat mendukung presentasi yang dibawakan.
• Memandang ke audience. Pada saat melakukan presentasi, anda harus melihat dan berbicara kepada audience. Lihat sebanyak mungkin individu yang menjadi audience anda namun jangan melompat-lompat dalam memandang dan jangan hanya menatap ke satu orang saja.
• Suara. Suara anda harus jelas terdengar sampai ke audience yang terjauh posisinya dari anda. Anda juga perlu menghindari penggunaan kata yang diulang-ulang.
• Waktu. Kelolalah waktu sebaik-baiknya, lebih baik bagi anda jika selesai lebih cepat daripada selesai lebih lama dari alokasi waktu yang disediakan.

Demikian beberapa teknik presentasi yang baik yang bisa saya resumekan. Yang paling penting adalah teknik tersebut dapat kita pelajari dan memang harus dilatih berulang-ulang sampai benar-benar kita kuasai.

Kita mulai dengan Pengertian Knowledge Management.

Menurut Karl-Eric Sveiby, Knowledge Management adalah sebuah seni untuk menciptakan nilai dengan cara meningkatkan aset-aset intangible (leveraging intangible assets).

Aset-aset intangible yang dimaksud dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) kategori yaitu:

1. Kompetensi Individu yaitu aset intangible yang berupa pengetahuan dari orang-orang yang ada dalam organisasi/perusahaan.
2. Struktur Internal yaitu aset intangible yang ada atau melekat dalam struktur internal organisasi/perusahaan seperti misalnya merek, prosedur, patent, sistem, dan lain-lain.
3. Struktur Eksternal yaitu aset intangible yang berada di luar struktur organisasi/perusahaan seperti pelanggan, pemasok, rekanan, dan lain-lain.

Ketiga jenis aset intangible di atas akan dioptimalkan pemanfaatannya untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasi dengan menggunakan pengetahuan yang tercipta pada proses knowledge management.

Pemanfaatan aset intangible yang berhasil akan meningkatkan nilai organisasi atau perusahaan secara signifikan. Sebagai contoh kita dapat melihat kepada tiga perusahaan dunia di bawah ini yang memiliki nilai buku jauh lebih kecil dari total nilai pasarnya yang berarti perusahaan tersebut mendapatkan nilai yang sangat besar karena aset-aset intangible (tercermin pada nilai pasar) yang dimilikinya dan bukan karena aset-aset tangible (tercermin pada nilai buku) yang dimilikinya:

• Starbuck: Nilai buku 20% dari nilai pasarnya.
• Microsoft: Nilai buku 7% dari nilai pasarnya.
• Amazon: Nilai buku 2% dari nilai pasarnya.

Sampai di sini kita sudah mengetahui bahwa manfaat knowledge management salah satunya adalah untuk meningkatkan atau menciptakan nilai bagi organisasi atau perusahaan. Nilai perusahaan dapat meningkat dengan adanya inovasi-inovasi yang dihasilkan melalui proses knowledge management yang pada akhirnya dapat mengantarkan perusahaan kita menjadi pemenang dalam kompetisi bisnis yang terjadi.

Untuk dapat memanfaatkan knowledge management demi meningkatkan nilai perusahaan, kita perlu mengetahui komponen dan proses knowledge management.

Tiga Komponen Knowledge Management.

Pelaksanaan knowledge management dalam organisasi melibatkan tiga komponen yaitu:

1. Manusia. Penerapan knowledge management yang berhasil harus didukung dengan ketersediaan manusia yang kompeten. Oleh sebab itu hal pertama yang perlu dikembangkan adalah kompetensi manusia yang ada dalam organisasi dan kemudian memastikan individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan tanggung jawab masing-masing dalam mengelola pengetahuan dan menjalankan proses knowledge management (mempelajari, meningkatkan, atau mengalirkan pengetahuan).
2. Proses. Proses knowledge management yang jelas akan mempermudah inovasi/penciptaan pengetahuan dan mempermudah transfer pengetahuan. Oleh karena itu perlu dibuat proses transfer dan aliran pengetahuan yang baik melalui identifikasi dan pemetaan pengetahuan serta analisa jejaring sosial.
3. Teknologi. Teknologi akan membantu kolaborasi dan komunikasi yang terjadi dalam proses knowledge management diantaranya dengan menangkap, menyimpan, dan mempermudah menggunakan informasi. Oleh sebab itu perlu dibangun sarana pendukung kolaborasi dan komunikasi berbasis teknologi seperti misalnya basis data penyimpanan(database), server, portal, atau perangkat teknologi informasi lainnya.

Proses Knowledge Management.

Knowledge Management dibangun melalui empat pilar proses knowledge management yaitu:

1. Penciptaan pengetahuan; saat pengetahuan baru diciptakan melalui proses inovasi.
2. Transfer pengetahuan; saat menyamakan tingkat pengetahuan melalui transfer pengetahuan.
3. Penggunaan pengetahuan; saat pengetahuan digunakan dalam organisasi.
4. Penyimpanan pengetahuan; saat menyimpan pengalaman saat ini dan yang telah lalu untuk pemanfaatan atau penciptaan pengetahuan baru di masa depan. tahap ini merupakan tahap yang paling mudah dilaksanakan.

Tahap transfer pengetahuan dapat dikatakan sebagai tahap yang paling sulit dilaksanakan dalam proses knowledge management. Kadang individu yang memiliki kompetensi atau pengetahuan merasa enggan mentransfer pengetahuan yang dimilikinya karena takut menghilangkan nilai kompetitif pribadinya dalam organisasi. Selain itu untuk mentransfer pengetahuan dibutuhkan pengetahuan mengenai komunikasi sehingga menyulitkan individu yang sebenarnya mau mentransfer pengetahuan yang dimilikinya namun kurang memahai cara mengkomunikasikan pengetahuan tersebut dengan efektif.

Meskipun sulit, transfer pengetahuan harus terus diusahakan karena tahap ini merupakan pilar terpenting proses knowledge management. Kegagalan dalam tahap transfer pengetahuan akan menimbulkan masalah diantaranya mengakibatkan berulangnya proses penciptaan pengetahuan yang sebenarnya sudah ada dalam organisasi atau kurang optimalnya pemanfaatan pengetahuan yang ada di organisasi.

Demikian sekilas mengenai knowledge management yang berhasil saya sarikan dari workshop yang saya ikuti, semoga bermanfaat bagi anda yang membaca artikel ini.

Dalam posting kali ini saya akan menyampaikan kembali metode sederhana namun powerful untuk berpikir kreatif dan inovatif yang disampaikan oleh bapak Alvin Soleh dari KMPlus pada workshop change agent knowledge management di Hotel Holiday Inn minggu ini.

Metode yang saya maksud dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini:

Preparation

Kegiatan yang termasuk dalam tahap preparation ini adalah pendefinisian tujuan dan rencana kerja yang jelas.

Identification of an opportunity

Dalam tahap kedua ini kita diharapkan mampu melihat peluang-peluang apa saja yang dapat kita peroleh apabila tujuan yang sudah kita tetapkan pada tahap sebelumnya tercapai.

Kita diminta menuliskan peluang-peluang tersebut pada tahap kedua ini.

Divergence (generating option)

Divergence bertujuan untuk memperoleh sebanyak mungkin opsi atau pilihan-pilihan cara untuk mencapai tujuan yang sudah kita tetapkan dalam tahap preparation. Cara yang paling efektif adalah dengan melakukan brainstroming ide dalam sebuah kelompok dan mencatat semua ide yang terlintas tanpa mempertanyakannya dalam tahap ini.

Gunakan imajinasi anda dalam proses mengumpulkan opsi ini.

Incubation

Incubation merupakan tahap pematangan ide-ide yang telah terkumpul dalam tahap divergence.

Dalam tahap ini kita perlu untuk menetapkan kriteria-kriteria untuk melakukan penyaringan ide dan memilih ide yang paling baik berdasarkan kriteria-kriteria tersebut. Kriteria yang dipakai dapat berupa biaya, manfaat, kemudahan implementasi, atau hal-hal lain yang dianggap relevan dalam proses yang sedang dijalankan.

Illumination (when a flash of insight occurs)

Dalam tahap ini kita diharapkan sudah memperoleh opsi yang akan dilaksanakan dari hasil penyaringan ide-ide yang didapatkan di tahap divergence dengan kriteria-kriteria yang kita tetapkan di tahap incubation.

Convergence (selecting option)

Pada tahap convergence ini kita lebih memfokuskan diri kita pada opsi yang telah kita pilih. Kata kunci yang penting dalam tahap ini adalah fokus dan lakukan.

Dengan menerapkan tahapan-tahapan berpikir kreatif dan inovatif di atas, kita akan lebih terarah dalam menghasilkan cara-cara inovatif untuk melaksanakan sesuatu termasuk jika kita ingin memperoleh cara yang sederhana dan menyenangkan untuk mendorong suatu perubahan.

Dalam posting kali ini saya akan menyampaikan kembali pembahasan mengenai peran seorang change agent dalam melancarkan proses perubahan di suatu organisasi.

Kita mulai pembahasan ini dari pengertian change agent. Saya akan menceritakan kembali apa yang disampaikan oleh Sekretaris Komite Knowledge Management di perusahaan tempat saya bekerja, bapak Arief Junaedi, tentang pengertian change agent.

Change agent terdiri atas dua kata, Change dan Agent.

Change adalah perubahan yaitu suatu proses berpindah dari satu tempat atau keadaan  yang lama ke tempat atau keadaan yang baru. Dalam proses perubahan ini biasanya ada hambatan karena bagaimana pun perubahan menyebabkan bergesernya suatu kesetimbangan lama menuju titik kesetimbangan baru yang mengusik kenyamanan individu yang ada dalam organisasi. Apalagi jika informasi dan pengetahuan mengenai motivasi, tujuan, dan rencana perubahan tersebut tidak diketahui dengan baik oleh individu-individu yang terimbas proses perubahan tersebut.

Agent merupakan pihak yang berperan dalam menawarkan sesuatu. Untuk memudahkan pemahaman kita marilah kita analogikan agent yang sedang kita bahas dengan agen koran misalnya yang merupakan pihak yang berusaha menawarkan koran yang dititipkan padanya kepada semua orang yang termasuk dalam pembeli potensial koran tersebut.

Change agent atau agen perubahan, analog dengan agen koran, adalah pihak yang berusaha menawarkan suatu perubahan yang ingin dilakukan oleh organisasi kepada semua individu yang ada dalam organisasi tersebut yang pada kenyataannya  merupakan individu yang akan menjalankan perubahan tersebut.

Seorang agen koran, untuk dapat sukses membuat pembeli potensialnya mau membeli koran yang ditawarkan harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang produk koran yang ditawarkannya. Dengan memiliki pengetahuan tentang produknya, pembeli potensial akan melihat agen koran tersebut sebagai orang yang memang kompeten dan dapat dipercaya sehingga besar kemungkinannya dia kemudian membeli koran dari agen tersebut.

Demikian juga halnya dengan seorang agen perubahan yang harus memahami perubahan apa yang dia tawarkan kepada individu lainnya dalam organisasi. Agen perubahan harus memahami motivasi, tujuan, dan rencana perubahan yang akan dilakukan oleh organisasi bahkan harus mampu menjadi Role Model atau orang pertama yang menjalankan perubahan tersebut.

Dalam sesi kedua di hari pertama Workshop Change Agent Knowledge Management, bapak Alvin Soleh dari KMPlus menyatakan bahwa menjadi role model sangat penting dilakukan oleh seorang agen perubahan sebab ketika dia berkata kepada individu-individu lain dalam organisasi: “mari kita berubah”, maka individu-individu lain tersebut akan saling berkata satu sama lain: “mari kita lihat orang yang mengajak kita untuk berubah ini, apakah dia juga mau berubah”.

Oleh sebab itu, seorang role model harus memiliki integritas yaitu selalu mengerjakan hal yang sama dengan apa yang dia katakan dan bukan hanya sekedar jujur yang berarti selalu mengatakan hal yang sama dengan yang dikerjakannya.

Simple and Fun, Kunci Keberhasilan Change Agent.

Sebagaimana yang telah disampaikan di atas, suatu perubahan pada awalnya akan menghadapi banyak sekali hambatan. Hal itu disebabkan karena sebagian besar individu dalam organisasi biasanya belum mengetahui pentingnya perubahan tersebut. Mereka belum memahami dengan seutuhnya motivasi dan tujuan yang melatarbelakangi tercetusnya niat melakukan perubahan tersebut sehingga ketika organisasi mengharapkan mereka untuk berubah, mereka akan menerimanya sebagai suatu kewajiban dan bukan sebagai suatu kebutuhan.

Pelaksanaan suatu kewajiban biasanya hanya ditujukan untuk menggugurkan kewajiban tersebut sehingga cenderung dikerjakan ala kadarnya saja. Suatu perubahan yang dilaksanakan sebagai pemenuhan kewajiban akan dilakukan dengan keterpaksaan sehingga perubahan yang dihasilkan biasanya tidak permanen.

Hal tersebut sangat bertolak belakang dengan suatu kebutuhan. Suatu kebutuhan akan dilaksanakan dengan penuh kesadaran diri dan sepenuh hati sehingga hasilnya biasanya memiliki kualitas yang baik. Jika perubahan dianggap sebagai suatu kebutuhan maka perubahan tersebut akan dikerjakan dengan senang hati sehingga hasilnya akan permanen.

Oleh karena itu, seorang change agent harus bisa merubah paradigma individu lain dalam organisai dari memandang perubahan yang ditawarkannya sebagai kewajiban menjadi sebagai kebutuhan.

Perubahan paradigma tersebut dapat dicapai dengan membuat proses perubahan itu sederhana dan menyenangkan sehingga pada akhirnya memotivasi individu-individu lain dalam organisasi untuk ikut berubah. Dengan kreativitas hal tersebut bukan merupakan hal yang mustahil untuk dilakukan.

Dua video dari website thefuntheory.com di bawah ini dapat menggambarkan bagaimana sesuatu yang menyenangkan dapat dengan efektif merubah kebiasaan banyak individu menjadi lebih baik sesuai dengan yang diharapkan.

The World’s Deepest Bin

Piano Stairs

Bagaimana pendapat anda setelah melihat kedua video di atas? Mengajak orang untuk berubah ternyata menjadi mudah jika proses perubahan tersebut sederhana dan menyenangkan bukan?

Jadi, jika anda seorang change agent, mulailah untuk memikirkan cara yang paling sederhana dan paling menyenangkan untuk mendorong terlaksananya perubahan yang anda tawarkan.

Sebagai penutup posting ini saya ingin sampaikan bahwa satu-satunya cara untuk dapat menemukan cara sederhana dan menyenangkan untuk melakukan perubahan tersebut adalah dengan berpikir kreatif dan inovatif. Saya akan menyampaikan tahapan berpikir kreatif dan inovatif tersebut pada postingan saya berikutnya, so……… keep reading.

Dalam workshop tersebut bapak Alvin Soleh dari KMPlus menyampaikan bahwa perubahan adalah suatu keniscayaan yang perlu untuk selalu dilakukan untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup organisasi bisnis atau perusahaan dalam era kompetisi yang selalu berubah dan sangat dinamis saat ini. Semua organisasi bisnis pasti mengakui pentingnya melakukan perubahan. Namun, pada kenyataannya, masih banyak organisasi bisnis yang tetap tidak bisa berubah atau, kalaupun bisa, perubahan yang dilaksanakan tidak selancar yang diharapkan. Hal tersebut sebenarnya disebabkan oleh tidak adanya faktor-faktor penting yang diperlukan untuk mengkatalisasikan proses perubahan dalam organisasi bisnis tersebut.

Apa saja kah faktor-faktor yang harus ada sebagai katalis proses perubahan dalam suatu organisasi bisnis?

Yang pertama adalah MOTIVASI.

Motivasi memegang peranan yang penting dalam menjamin kelancaran suatu perubahan. Setiap organisasi bisnis yang memutuskan untuk berubah harus memiliki motivasi yang kuat untuk berubah. Tanpa motivasi yang kuat dapat dipastikan perubahan yang akan dilakukan bakal menghadapi tantangan yang oleh organisasi bisnis tersebut dirasakan sangat berat.

Tujuan yang besar hanya bisa dicapai dengan bermodalkan motivasi yang kuat. Semakin besar tujuan perubahan yang ingin dicapai, semakin besar pula modal motivasi yang harus disiapkan oleh organisasi bisnis tersebut.

Faktor kedua yang perlu ada sebagai katalis proses perubahan adalah TUJUAN.

Tujuan yang ingin dicapai dengan melaksanakan perubahan harus didefinisikan dengan jelas di awal. Tujuan yang terdefinisi dengan jelas akan membuat individu-individu di dalam organisasi bisnis tersebut merasa tenang dalam menjalankan perubahan yang diprogramkan.

Setelah tujuan perubahan yang ingin dicapai organisasi sudah terdefinisi dengan jelas, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi peran dan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi tersebut untuk kemudian menyelaraskan tujuan masing-masing individu dalam organisasi tersebut dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Setelah motivasi dan tujuan, faktor penting yang ketiga adalah RENCANA.

Buat rencana perubahan yang akan dilakukan untuk memastikan tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai. Rencana ini sangat penting karena goal without a plan is just a wish.

Yang perlu diingat adalah kita harus menentukan time frame atau deadline dalam rencana yang kita buat terutama apabila yang kita buat merupakan rencana jangka panjang.

Tidak menjadi soal apabila setelah kita memiliki rencana ternyata pada saat pelaksanaan terjadi sesuatu yang melenceng dari rencana kita semula karena dengan memiliki rencana kita akan memiliki semacam acuan untuk selalu kembali ke track jika pada fase pelaksanaan perubahan sesuatu terjadi di luar rencana.

Faktor keempat yang perlu ada untuk menjamin kelancaran proses perubahan adalah TINDAKAN.

Faktor keempat ini lah yang akan menentukan berhasil tidaknya suatu perubahan karena sesuatu hanya akan terwujud karena adanya tindakan. Percuma saja kita sudah memiliki motivasi, tujuan, dan rencana yang sangat bagus jika tidak diwujudkan dalam suatu tindakan.

Ada dua hal yang penting yang selalu ada dalam tindakan yang powerful yaitu DISIPLIN dan FOKUS. Tidak ada suatu keberhasilan besar yang muncul tanpa disiplin dan fokus dalam action karena kalau kita menginginkan suatu hasil yang luar biasa maka kita harus menjalani suatu proses yang luar biasa.

Faktor terakhir dan terpenting yang diperlukan untuk mengkatalis proses perubahan adalah PENGETAHUAN.

Semua faktor yang telah disebutkan sebelumnya harus dilaksanakan dengan menggunakan pengetahuan. Motivasi dibangun dengan pengetahuan mengenai membangun motivasi, tujuan ditentukan dengan pengetahuan tentang menetapkan tujuan yang baik, rencana juga dibuat harus dengan pengetahuan mengenai metode perencanaan yang efektif, dan tindakan harus dilakukan dengan pengetahuan yang diperlukan untuk bertindak. Karena itu tidaklah berlebihan jika pengetahuan dikatakan sebagai faktor paling penting dalam mengkatalis perubahan organisasi.

Bahkan sebenarnya pengetahuan merupakan aset yang paling penting dan kritikal dalam suatu organisasi bisnis. Oleh sebab itu maka suatu organisasi yang memahami pentingnya pengetahuan tentu akan memelihara dan mengelola pengetahuan yang ada di organisasi tersebut dengan menerapkan knowledge management.

Lalu apa itu pengetahuan?

Pengetahuan adalah kemampuan untuk melaksanakan tindakan yang efektif.

Pengetahuan didapatkan melalui proses belajar yaitu suatu proses mengubah informasi menjadi pengetahuan. Oleh karena itu, kemampuan belajar merupakan kemampuan yang paling penting.

Organisasi yang tidak memiliki pengetahuan superior tapi memiliki kemampuan belajar yang lebih baik daripada organisasi yang memiliki pengetahuan superior pada akhirnya akan memiliki pengetahuan yang lebih superior.

Organisasi yang memiliki pengetahuan superior strategis dan memiliki kemampuan belajar yang juga superior akan dapat mempertahankan posisi dominannya dalam persaingan.

Organisasi pembelajar seperti di atas hanya mungkin terwujud jika setiap individu dalam organisasi tersebut merupakan individu pembelajar. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan perubahan menjadi organisasi pembelajar perlu dilakukan perubahan ditingkat individu dalam organisasi terlebih dahulu. Perubahan yang terjadi di tingkat individu merupakan perubahan kebiasaan atau habit, sedangkan perubahan di tingkat organisasi merupakan perubahan budaya.

Dengan memenuhi kelima faktor yang dibutuhkan dalam proses perubahan, maka perubahan akan lebih mudah dilaksanakan.

Sampai di sini dulu pembahasan dari saya mengenai faktor-faktor yang mempermudah proses perubahan, semoga dapat berguna bagi anda yang membacanya.

Sebelumnya saya memang selalu memberi minum avanza saya Pertamax, namun beberapa hari yang lalu ketika saya sedang dinas ke luar kota, istri saya memberi minum mobil kami SUPER dari Shell. Itu pun sebenarnya karena istri saya lupa melihat indikator tangki bahan bakar saat akan berangkat ke kantor dan baru sadar isi tangki sudah tipis ketika mendekati SPBU Shell di Jalan A. Yani, Surabaya.Walhasil masuklah dia ke SPBU Shell.

Istri saya sangat terkesan dengan pelayanan yang diberikan di SPBU Shell tersebut yang menurutnya jauh berbeda dengan pelayanan di SPBU milik bangsa sendiri yang biasa kami datangi.

Tertarik dengan cerita istri itulah maka tadi pagi ketika saya melihat tangki bahan bakar mobil sudah waktunya diisi kembali saya sengaja memilih SPBU Shell untuk merasakan sendiri pelayanan di sana.

Perbedaan sudah mulai terasa saat saya membelokkan mobil masuk ke SPBU Shell. Petugas SPBU tersebut langsung sigap berdiri dan mengarahkan mobil saya ke tempat pompa yang kosong begitu melihat saya memasuki area SPBU. Setelah mobil saya berhenti di sisi pompa, petugas tersebut langsung menyapa dengan ramah dan meminta saya mematikan mesin mobil.

Saat proses pengisian bahan bakar berlangsung, petugas tersebut menawarkan servis tambahan yaitu membersihkan kaca mobil saya.

Dan pada saat proses pengisian selesai, sebelum saya meninggalkan tempat, petugas tersebut mengingatkan saya untuk memakai kembali sabuk pengaman saya dan mengucapkan selamat jalan.

Perbedaan yang ada sebenarnya tampak remeh, namun efek yang ditimbulkannya sangat besar. Terus terang kesan pertama yang saya peroleh tadi pagi membuat saya kepincut dengan pelayanan di SPBU Shell tersebut. Bahkan sampai-sampai saya merasa dengan menggunakan bahan bakar Shell SUPER, mobil saya lebih enak dikendarai…

Mudah-mudahan SPBU milik bangsa sendiri bisa meniru apa yang dilakukan oleh SPBU Shell. Meniru sesuatu yang baik tidak dilarang bukan? Asalkan pada saat meniru tidak dilakukan secara sembarangan yang menyebabkan pelayanan malah terkesan palsu atau dibuat-buat. Karena pelayanan dari hati lah yang akan dapat merebut hati pelanggan dan membuatnya enggan berpaling ke lain hati.

Untungnya  pas satu hari sebelum habis masa berlakunya SIM tersebut saya mendapat tugas meeting di Hotel Novotel Bogor, pucuk dicinta ulampun tiba deh, bisa memperpanjang SIM di Jakarta dengan biaya dinas…

Walhasil, tepat pada tanggal habis berlakunya SIM A dan SIM C saya tersebut, pagi-pagi (setelah menikmati dua bungkus nasi uduk di rumah orang tua saya di Priok ) saya segera meluncur ke Kantor Wilayah Perpanjangan SIM Jakarta Utara yang beralamat di Jl. Gorontalo Raya, Tanjung Priok. Awalnya saya pikir pelayanan perpanjangan SIM baru mulai buka jam 9 pagi, ternyata sudah buka dari jam 8 pagi.

Persyaratan perpanjangan SIM yang perlu kita bawa juga ternyata cukup KTP (asli dan fotokopi) dan SIM lama yang ingin kita perpanjang. Kalau kita tidak membawa fotokopian KTP dan SIM juga tidak apa-apa, ada tempat fotokopi di sana (tarif fotokopinya agak mahal sih, Rp. 1.000,- per lembarnya).

Proses perpanjangan SIM yang saya alami juga sangat mudah dan tidak berbelit-belit.

Pertama kali, karena saya tidak membawa fotokopi KTP dan SIM,  saya harus memfotokopi KTP dan kedua SIM yang akan saya perpanjang. Operator fotokopinya sudah tahu berapa kali jumlah copy KTP dan SIM yang kita butuhkan. Saya harus membayar sebesar Rp. 4.000,- untuk biaya fotokopi ini.

Setelah memiliki copy KTP dan SIM, saya kemudian harus menjalani test kesehatan dengan biaya sebesar Rp. 25.000,-. Di sana saya hanya ditanya mengenai kesehatan saya secara umum dan menjalani test buta warna. Dari test kesehatan, saya kemudian diberitahu untuk pergi ke loket asuransi untuk membayar asuransi sebesar Rp. 30.000,- per SIM.

Setelah membayar sebesar Rp. 60.000,- untuk asuransi (SIM A dan SIM C), saya kemudian diarahkan menuju loket pengisian data. Di loket pengisian data tersebut, saya hanya perlu menyampaikan copy KTP dan SIM juga SIM asli yang akan diperpanjang serta hasil test kesehatan yang tadi saya jalani lalu menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan oleh petugas di loket tersebut. Saya tidak mengisi sendiri formulir yang diberikan di loket tersebut, cukup menjawab pertanyaan dari petugas untuk melengkapi formulir yang dimaksud.

Langkah berikutnya adalah membayar biaya administrasi perpanjangan SIM sebesar Rp. 80.000,- per SIM yang kemudian dilanjutkan dengan pengambilan sidik jari dan foto. Setelah foto, SIM baru saya pun langsung dicetak.

Keseluruhan proses perpanjangan SIM yang saya jalani tersebut memakan waktu hanya 30 menit saja, sungguh sangat mudah dan cepat menurut saya jika dibandingkan dengan birokrasi yang biasa kita temukan bila berurusan dengan lembaga pemerintahan. Mudah-mudahan prestasi yang dicapai oleh kantor wilayah perpanjangan SIM seperti yang saya alami di atas dapat “menular” ke instansi pemerintah lainnya sehingga kita sebagai user akan mendapatkan pelayanan yang memuaskan.

Selesai mengurus perpanjangan SIM di Kantor Wilayah Perpanjangan SIM Jakarta Utara, saya langsung melanjutkan perjalanan ke Terminal Bus Tanjung Priok untuk menumpang Bus Damri menuju Bandara Soetta dan kembali ke Surabaya.