Pada posting kali ini saya akan menuliskan sekilas tentang knowledge management yang berhasil saya sarikan dari workshop change agent knowledge management di Bandung tanggal 23-25 Maret 2011 dengan pembicara bapak Alvin Soleh dari KMPlus.
Kita mulai dengan Pengertian Knowledge Management.
Menurut Karl-Eric Sveiby, Knowledge Management adalah sebuah seni untuk menciptakan nilai dengan cara meningkatkan aset-aset intangible (leveraging intangible assets).
Aset-aset intangible yang dimaksud dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) kategori yaitu:
- Kompetensi Individu yaitu aset intangible yang berupa pengetahuan dari orang-orang yang ada dalam organisasi/perusahaan.
- Struktur Internal yaitu aset intangible yang ada atau melekat dalam struktur internal organisasi/perusahaan seperti misalnya merek, prosedur, patent, sistem, dan lain-lain.
- Struktur Eksternal yaitu aset intangible yang berada di luar struktur organisasi/perusahaan seperti pelanggan, pemasok, rekanan, dan lain-lain.
Ketiga jenis aset intangible di atas akan dioptimalkan pemanfaatannya untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasi dengan menggunakan pengetahuan yang tercipta pada proses knowledge management.
Pemanfaatan aset intangible yang berhasil akan meningkatkan nilai organisasi atau perusahaan secara signifikan. Sebagai contoh kita dapat melihat kepada tiga perusahaan dunia di bawah ini yang memiliki nilai buku jauh lebih kecil dari total nilai pasarnya yang berarti perusahaan tersebut mendapatkan nilai yang sangat besar karena aset-aset intangible (tercermin pada nilai pasar) yang dimilikinya dan bukan karena aset-aset tangible (tercermin pada nilai buku) yang dimilikinya:
- Starbuck: Nilai buku 20% dari nilai pasarnya.
- Microsoft: Nilai buku 7% dari nilai pasarnya.
- Amazon: Nilai buku 2% dari nilai pasarnya.
Sampai di sini kita sudah mengetahui bahwa manfaat knowledge management salah satunya adalah untuk meningkatkan atau menciptakan nilai bagi organisasi atau perusahaan. Nilai perusahaan dapat meningkat dengan adanya inovasi-inovasi yang dihasilkan melalui proses knowledge management yang pada akhirnya dapat mengantarkan perusahaan kita menjadi pemenang dalam kompetisi bisnis yang terjadi.
Untuk dapat memanfaatkan knowledge management demi meningkatkan nilai perusahaan, kita perlu mengetahui komponen dan proses knowledge management.
Tiga Komponen Knowledge Management.
Pelaksanaan knowledge management dalam organisasi melibatkan tiga komponen yaitu:
- Manusia. Penerapan knowledge management yang berhasil harus didukung dengan ketersediaan manusia yang kompeten. Oleh sebab itu hal pertama yang perlu dikembangkan adalah kompetensi manusia yang ada dalam organisasi dan kemudian memastikan individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan tanggung jawab masing-masing dalam mengelola pengetahuan dan menjalankan proses knowledge management (mempelajari, meningkatkan, atau mengalirkan pengetahuan).
- Proses. Proses knowledge management yang jelas akan mempermudah inovasi/penciptaan pengetahuan dan mempermudah transfer pengetahuan. Oleh karena itu perlu dibuat proses transfer dan aliran pengetahuan yang baik melalui identifikasi dan pemetaan pengetahuan serta analisa jejaring sosial.
- Teknologi. Teknologi akan membantu kolaborasi dan komunikasi yang terjadi dalam proses knowledge management diantaranya dengan menangkap, menyimpan, dan mempermudah menggunakan informasi. Oleh sebab itu perlu dibangun sarana pendukung kolaborasi dan komunikasi berbasis teknologi seperti misalnya basis data penyimpanan(database), server, portal, atau perangkat teknologi informasi lainnya.
Proses Knowledge Management.
Knowledge Management dibangun melalui empat pilar proses knowledge management yaitu:
- Penciptaan pengetahuan; saat pengetahuan baru diciptakan melalui proses inovasi.
- Transfer pengetahuan; saat menyamakan tingkat pengetahuan melalui transfer pengetahuan.
- Penggunaan pengetahuan; saat pengetahuan digunakan dalam organisasi.
- Penyimpanan pengetahuan; saat menyimpan pengalaman saat ini dan yang telah lalu untuk pemanfaatan atau penciptaan pengetahuan baru di masa depan. tahap ini merupakan tahap yang paling mudah dilaksanakan.
Tahap transfer pengetahuan dapat dikatakan sebagai tahap yang paling sulit dilaksanakan dalam proses knowledge management. Kadang individu yang memiliki kompetensi atau pengetahuan merasa enggan mentransfer pengetahuan yang dimilikinya karena takut menghilangkan nilai kompetitif pribadinya dalam organisasi. Selain itu untuk mentransfer pengetahuan dibutuhkan pengetahuan mengenai komunikasi sehingga menyulitkan individu yang sebenarnya mau mentransfer pengetahuan yang dimilikinya namun kurang memahai cara mengkomunikasikan pengetahuan tersebut dengan efektif.
Meskipun sulit, transfer pengetahuan harus terus diusahakan karena tahap ini merupakan pilar terpenting proses knowledge management. Kegagalan dalam tahap transfer pengetahuan akan menimbulkan masalah diantaranya mengakibatkan berulangnya proses penciptaan pengetahuan yang sebenarnya sudah ada dalam organisasi atau kurang optimalnya pemanfaatan pengetahuan yang ada di organisasi.
Demikian sekilas mengenai knowledge management yang berhasil saya sarikan dari workshop yang saya ikuti, semoga bermanfaat bagi anda yang membaca artikel ini.
